Als solo-selbstständiger Physiotherapeut geht meines Erachtens kaum ein Weg an Lemniscus vorbei. Die browser-basierte Verwaltung ist primär für Heilpraktiker gestaltet, doch mit ein paar Tricks kannst du sie optimal für die Physiotherapie nutzen.
Da Lemniscus primär für Heilpraktiker entwickelt wurde, fehlen manche Funktionen, die du wahrscheinlich von anderen Systemen mit Schwerpunkt Physiotherapie (Theorg, iPrax…) kennst. So kannst du bei Lemniscus beispielsweise kein Rezept anlegen, was durchaus einen gewissen Mehraufwand und Aufmerksamkeit bedeutet.
Nummeriere die Termine
Wenn du den ersten Termin anlegst, füge am Ende deiner Terminbezeichnung eine Nummerierung zu. Das heißt bei einem 10er-Rezept Krankengymnastik und Manuelle Therapie würdest du beispielsweise „KG, MT 1/10“ schreiben.
Sobald du nun den nächsten Termin einträgst, musst du nur den ersten Termin duplizieren und Lemniscus ergänzt automatisch 2/10 zu deiner Terminbezeichnung.
Kleines Manko: wenn Patienten einzelne Termine absagen oder nach hinten verschieben, geht die Reihenfolge der Nummerierung verloren. Ich persönlich korriegiere diese ab und an – aber meist nur wenn es um den letzten Termin der Serie zu Verschiebungen kam. Spätestens bei Erstellung eines Rechnungsentwurfs siehst du, ob – wie bei dem Beispiel-10er-Rezept – auch alle Termine wahrgenommen wurden.
Ersttermin? Diagonose eintragen
Wenn dein Patient mit Rezept den ersten Termin in deiner Praxis wahrnimmt bzw. sobald dir das Rezept vorliegt, trage direkt im ersten Termin die Diagnose im Bearbeitungsfeld ein. Dies sorgt dafür, dass du bei Rechnungserstellung automatisch die Diagnose im Rechnungstext eingetragen hast. Unabhängig davon, ob du 1, 2 oder 10 Termine mit dem Patienten hattest. So ersparst du dir auch eine – sich evtl. ändernde – Dauerdiagnose, die man ebenfalls einem Patienten zuordnen kann.
Markiere den letzten Termin farblich
Eine schöne Funktion bei Theorg fand ich das „E“ und „L“ für den ersten und letzten Termin eines Patienten. So konnte man deutlich sehen, wann eine Rechnung fertig gemacht werden musste. Ich nutze für Termine, die mir ins Auge stechen sollen, eine andere Farbe als für meine Standardbelegung.
Während die Physiotherapie bei mir blau markiert ist, Hausbesuche grün und Behandlungen als Heilpraktiker farblos, sind Erinnerungen, geblockte Terminzeiten oder aber auch letzte Termine eines Patienten rot markiert. So sehe ich auf Anhieb in der Wochenübersicht, wo ich eventuell eine Rechnung vorbereiten muss um diese direkt dem Patienten mitgeben zu können.
Rechnungstext
Die Rechnungserstellung ist bei Lemniscus mit wenigen Klicks einfach zu erledigen. Wichtig ist für den PKV-Patienten, dass auf der Rechnung das entsprechende Rezept erwähnt ist. Da du die Diagnose des Rezepts beim ersten Termin eingetragen hast, erscheint diese ja automatisch. Mit einem Klick auf den Haken „Rechnungstexte automatisch erzeugen/ aktualisieren“ kannst du den Text ergänzen. Ich nutze den Passus „Die Behandlung erfolgte auf Grundlage des Rezepts vom 01.01.2021 von Dr. med. XYZ.“ und füge diesen per Copy & Paste aus Evernote in die Rechnung ein.
Alternativ kannst du auch die Vorlage des Rechnungstextes ändern und dann die entsprechenden Daten ändern. So sparst du dir das Kopieren und Einfügen – das würde ich dir aber nur empfehlen, wenn du nur auf Rezept arbeitest. Wenn du Heilpraktikerleistungen anbietest und eventuell einzelne Termine mit Expressquittung abrechnen möchtest, steht dieser Passus auch auf deiner Quittung drauf.
Leistungen, Leistungsketten
Zu Beginn deiner Arbeit mit Lemniscus trägst du deine Leistungen und Leistungsketten ein. So kannst du Kürzel wie KG nutzen und Krankengymnastik mit ihrem Preis eintragen. Verzichte am Besten auf die zeitliche Angabe unter „Zeitangabe in Minuten“ und trage hier eine 0 ein. Andernfalls wirst du automatisch bei einem 60 Minuten-Termin beispielsweise 2 KG und 6 Elektrotherapien eingetragen bekommen, da das System die Leistungen auf die Stunde hochrechnet. Das ist ideal bei Physiotherapie als Heilpraktikerleistung für Selbstzahler (also kein PKV-Patient): ich kann so eintragen wie viele Minuten ich behandelt habe und automatisch im 6-Minuten-Takt abrechnen und die angefangenen 6 Minuten werden berechnet. So hatte mir das Rechtsanwalt Alt empfohlen.
Hausbesuche
Wenn du bei der Terminvergabe den Termin keinem Patienten zuordnest, entsteht ein Freitext. Dies nutze ich für Notizen, geblockte Zeiträume oder wenn ich meine Mittagspause verschoben habe (sonst müsste ich den Terminplan komplett ändern). Aber diese kannst du auch ideal für die Wegstrecke für Hausbesuche nutzen. Andernfalls steht auf dem Terminzettel für deinen Patienten eine andere Uhrzeit. Ich persönlich nutze dies allerdings nur für den Hinweg – falls der Termin nämlich nicht stattfindet, muss ich sonst 3 einzelne Termine löschen oder verschieben, das ist mir ein Klick zu viel…
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